क्या-क्या ना लिखें अपने प्रोफेशनल ई-मेल में

बनाएं अपने ई-मेल को और भी इफेक्टिव

अगर आप कोई प्रोफेशनल ई-मेल लिख रहे हों और उसे इफेक्टिव बनाना चाहते हैं तो अपने ई-मेल में कुछ प्रचलित शब्दों के इस्तेमाल से बचें। कुछ सामान्य शब्दों का इस्तेमाल करने से सामने वाले पर आपके बारे में नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है, जो आपके प्रोफेशन और बिजनेस के लिए बिल्कुल भी अच्छा नहीं है।

किसी भी बिजनेस में या ऑफिस में एम्प्लोय और बॉस के बीच, कस्टमर्स और क्लाइंट्स के बीच अगर कोई बात करनी हो या उनसे संपर्क करना हो तो एक बड़ा ही कॉमन और सिंपल प्लेटफार्म है- ई-मेल।

अगर आप कोई प्रोफेशनल ई-मेल लिखते हैं, तो आपको कुछ बातों और सीमाओं का ध्यान रखना चाहिए। आपको इन बातों का ध्यान रखना चाहिए जिससे कि आपके मेल का कोई गलत मतलब ना निकाले।

हो सकता है आपका क्लाइंट और एम्प्लोय आपसे नाराज़ हो जाये और कुछ ऑर्डर्स या कॉन्ट्रैक्ट आपके हाथ से निकल जाये। आमतौर पर कुछ ऐसे स्पेसिफिक शब्द हैं जिसका साधारण तौर पर उपयोग किया जाता है लेकिन उन शब्दों का आप किसी प्रोफेशनल ई-मेल में इस्तेमाल नहीं कर सकते। आपको अपनी प्रोफेशनल ई-मेल लिखते वक़्त अपनी शब्दों और भाषा का चुनाव कुछ इस तरह करना चाहिए जिससे सामने वाला आपका ई-मेल देखकर और पढ़कर आपसे प्रभावित हो जाये।

आइए जानते हैं, वो शब्द कौन-कौन से हैं-

हाय

ज्यादातर लोग अपने मेल की शुरुआत हाय से करते हैं। हालांकि पर्सनल ई-मेल की ऐसी शुरुआत ऐसे सही हो सकती है, लेकिन प्रोफेशनल ई-मेल में ये शुरुआत अनप्रोफेशनल इम्प्रेस देती है। अगली बार अगर आप कोई प्रोफेशनल ई-मेल लिखें तो ऐसे शब्दों के शुरुआत से बचें। इनके जगह पर आप मैंम या डिअर सर शब्द का इस्तेमाल कर सकते हैं। इन शब्दों से आपके क्लाइंट पर अच्छा प्रभाव पड़ेगा।

एक्चुअली

वैसे देखा जाये तो प्रोफेशनल ई-मेल में एक्चुअली शब्द का उपयोग ना के बराबर ही किया जाता है लेकिन आप इस शब्द को इस्तेमाल करने के आदि हैं तो, आपको ऐसा करने से बचना चाहिए। इस शब्द से सामने वाले को लग सकता है कि आप उससे रुड लग सकता है और ऐसा भी लग सकता है कि आप सामने वाले को समझदार नहीं मानते या उसकी बातों से आप सहमत नहीं हैं।

मी या आई

प्रोफेशनल ई-मेल लिखते वक़्त हमेशा याद रखें कि मी या आई का इस्तेमाल करें या ना ही करें। अगर आप इन शब्दों का इस्तेमाल करते हैं तो मेल पढ़ने वाले को ऐसा लग सकता है कि आप सिर्फ अपने बारे में ही बात करना चाहते हैं या खुद को ही इम्पोर्टेंस देना चाहते हो। आप इसकी जगह आप, यु और योर्स जैसे शब्दों का इस्तेमाल कर सकते हैं, इससे ई-मेल पढ़ने वाले पर काफी अच्छा प्रभाव पड़ता है।

फाइन

बहुत से लोग ई-मेल लिखते वक़्त फाइन शब्द का इस्तेमाल करते हैं लेकिन आपको बता दें, कि यह शब्द आपके प्रोफेशनल ई-मेल के लिए नकारात्मक साबित हो सकता है। आपको फाइन शब्द की जगह पर गुड जैसे शब्द का इस्तेमाल कर सकते हैं। इससे आपके प्रोफेशनल होने का पता चलता है और आप प्रोफेशनल लगते हैं।

रेस्पेक्ट्फुल्ली

प्रोफेशनल ई-मेल में रेस्पेक्ट्फुल्ली शब्द का प्रयोग आपकी सीरियसनेस और निराशाजनक दर्शा सकता है। ज्यादा-से-ज्यादा कोशिश करें कि किसी प्रोफेशनल काम के लिए लिख रहे ई-मेल में इस शब्द के प्रयोग से बचें। इस शब्द की जगह पर आप किसी और शब्द का इस्तेमाल करें वरना यह आपके प्रोफेशनल ई-मेल पर गलत प्रभाव डाल सकता है।

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